introduction to Ms access(এম. এস, এক্সেস পরিচিতি)
What is Microsoft Access?
Microsoft Access একটি ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রাম।বিক্ষিপ্ত ডাটাসমূহ সুশৃংখলভাবে সংরক্ষণের প্রয়োজনে ডাটাবেজ গঠন করতে হয় ।কম্পিউটার প্রযুক্তি উৎপত্তির সময় থেকে অদ্যাবধি অনেক ডাটাবেজ বিষয়ক সফটওয়্যার বাজারে এসেছে।তন্মধ্যে ডসভিত্তিক ডিবেজ অন্যতম। বর্তমানে Microsoft Access ই হলো সবচেয়ে জনপ্রিয় ডাটাবেজ প্রোগ্রাম।
একসিস– এ কাজ:
তথ্যের যথাযথ ব্যবস্থাপনার কাজে এ প্রোগ্রামটি ব্যবহৃত হয়।বিপুল পরিমাণ উপাত্তকে বিভিন্নভাবে প্রক্রিয়া করার জন্য যথোপযুক্ত সফটওয়্যার ডিজাইনের ক্ষেত্রে একসিস এর অবদান উল্লেখযোগ্য। সুতারাং সংক্ষেণপে বলা যায় Access এর সাহায্যে খুব সহজেইঃ-
- বিভিন্ন ধরনের টেবিল এবং ডেটাবেজ তৈরি করা যায়।
- হাজার উপায়ে বিপুল পরিমাণ তথ্য থেকে কাঙ্ক্ষিত যে কোন তথ্যকে খুঁজে এনে দেখা বা প্রিন্ট করা যায়।
- অসংখ্য আকৃতি ও ফরমেটের রিপোর্ট তৈরি করে প্রিন্ট করা যায়।
What is data?
শব্দগত অর্থে Data হলো উপাত্ত বা তথ্য। আমরা যা কিছু ইনপুট করি উদাহরণ স্বরূপ Hasan একটি ডাটা যা Name ফিল্ডের অধীনে আছে। Dhaka অন্যি একটি ডাটা যা Address ফল্ডের অধীনে আছে এবং MSW একটি ডাটা যা Course ফিল্ডের অধীনে আছে। টেবিলে বিভিন্ন ফিল্ডের অধীনে এন্ট্রিকৃত সব তথ্যই ডাটা ।
What is database?
শব্দগত অর্থে Database হলো তথ্যভান্ডার বা ডাটাভান্ডার ।কারণ ডাটা অর্থ তথ্য এবং বেজ অর্থ ঘাঁটি বা ভান্ডার ।কম্পিউটার databse বলতে বুঝায় যেখানে ডাটা বা তথ্য জমা াথাকে । কম্পিউটার ভিত্তিক একটি পদ্ধতি যাতে সংগৃহিত ডাটা সংসক্ষণ করে প্রয়োজনানুযায়ী পনরুদ্ধার করা যায়। অন্য কথায়, ডেটাবেজ হচ্ছে সংগৃহীত উপাত্তের ভান্ডার যা থেকে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত গ্রহনের জন্য বিভিন্ন উপায়ে এবং আকারে তথ্য সংগ্রহ করা যায়।
How to create a new databse?
ডেটাবেজ তৈরিঃ
টেবিল হলো ডেটাবেজের একটি উপাদান, তাই ডেটাবেপ তৈরি করে টেবিল তৈরি করতে হয়। মাক্রোসফট একসিস প্রোগ্রাম দিয়ে ডেটাবেজ তৈরি করার জন্যঃ-
- Start বাটনে ক্লিক করে programs নির্বাচন করে Microsoft access এ ক্লিক করতে হবে।
- File মেনুতে ক্লিক করে new ক্লিক করলে পর্দর ডান অংশে নিউ ফাইল টাস্কপ্যান আসবে।
- Blank database এ ক্লিক করতে হবে।
- পর্দায় file new database ডায়ালগ বক্সটি open হবে। ডায়ালগ বক্সের নিচের দিকে file name টেক্সট বক্সে ডেটাবেজটি যে নামে সেভ করা দরকার সে নাম টাইপ করতে হবে । যেমন: student নামে সেভ করতে চাই।
ডেটাবেজটিকে যে drive এ রাখা দরকার সেটি নির্বাচন করার জন্য ডায়ালগবক্সে বাম-শীর্ষ কোণে save in এর ড্রপ-ডাউন লিস্টে ক্লিক করে drive টি সিলেক্ট করে create বাটনে ক্লিক করলে student নামে একটি ডেটাবেজ তৈরি হবে।
What is field?
Field:রেকর্ডের ক্ষুদ্রতম অংশ হলো ফিল্ড। রেকর্ডের প্রতিটি উপাদান যেমন:নাম,ঠিকানা,টেলিফোন নম্বর ইত্যাদিকে এক একটি ফিল্ড হিসেবে ধরা হয়।
প্রতিটি ফিল্ড সাধারত কলাম হেডিং হিসেবে থাকে।
What is record?
Record:ব্যক্তিগত তথ্য নির্দেশক।যদি কোন টেবিলে গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা লিপিবদ্ধ থাকে তবে সে গ্রাহবের নাম ও ঠিকানা একটি টেবিলে লিপবদ্ধ থাবে সে টেবিলে ততগুলো রেকর্ড আছে বলে ধরা হবে।অনেকগুলো ফিল্ডের সমন্বয়ে গঠিত হয় একটি রেকর্ড। সাধারণভাবে পুরো একটি রো বা সারিকেই আমরা রেকর্ড হিসেবে বিবেচনা করি।
What is table?
table: Access ডেটাবেজের মৌলিক অবজেক্টটির নাম টেবিল। টেবিল ছাড়া একসিস টোবেজের কোনঅস্তিত্বই নেই।সমজাতীয় সকল উপাত্তকে এক একটি টেবিলে সংরক্ষণ করে রাখা হয়।যেমন-একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কর্মকান্ডের জন্য একটি টেবিল নির্দিষ্ট করা আছে যেখানে উক্ত প্রতিষ্ঠানের সকল প্রশিক্ষণার্থীর ডাটা সংরক্ষিত থকবে। আর সেটিই হচ্ছে একসিস ডেটাবেজ যা উক্ত প্রতিষ্ঠানের যাবতীয় তথ্যাতি ধারণ করে রাখবে নিম্নোক্ত একটি টেবিলের মাধ্যমে।
| ID | Father Name | Name | Address | Date of Admission | Mobile | Course | Fee | Paid | Due |
| 1 | Hassan | Rahim | Dhaka | 01-02-19 | 01856325159 | MSW | 1200 | 700 | 500 |
| 2 | Zakir | Based | Comilla | 02-03-19 | 01755447788 | MSXL | 800 | 400 | 400 |
| 3 | Monir | Kamal | B-Baria | 01-02-19 | 01544778855 | Access | 700 | 500 | 200 |
| 4 | Shikha | Jamal | Bhairab | 03-02-19 | 01855224477 | Windows | 1000 | 800 | 200 |
| 5 | Moni | Hafiz | Narsingdi | 05-04-19 | 01745125848 | Internet | 1200 | 800 | 500 |
| 6 | Robel | Tohin | Kishorgonj | 02-09-19 | 01855478215 | P.Point | 700 | 700 | 000 |
| 7 | Saiful | Jabbar | Dhaka | 09-07-19 | 01545615474 | MSW | 500 | 500 | 000 |
| 8 | Ratan | Bashir | Comilla | 05-07-19 | 01844772201 | MSXL | 1000 | 800 | 200 |
How to create table in a database?
|
Commands:
- Open the database.
- Select table.
- Click new.
- Select design view.
- Click ok.
- Write field name & data type.
- Close table
- Click yes for save
- Write table name.
- Click ok.
- Click yes for id no.
- Select table name.
- Then data entry.
How to modify structure?
|
Commands:
- Select the table name.
- Click design.
- Click after modify.
- Click file.
- Click close.
- Click yes.
How to select the specific record?
|
Commands:
- Open the table.
- Select the field.
- Click edit.
- Click goes to (first/last/next).
- If you want to select specific record number enter that number in the record number box than press enter.
How to delete data?
Commands:
- Select the specific record.
- Click edit.
- Click deletes record.
- Click yes.
How to move column?
Commands:
- Select the specific column.
- Click and drug the column with mouse.
How to resize column width?
|
Commands:
- Select the column
- Click format
- Click column width.
- Enter column width.
- Click ok.
How to resize the row height?
|
Commands:
- Select the row.
- Click format.
- Click row height.
- Enter row height.
- Click ok.
How to hide column?
|
Commands:
- Select the specific column.
- Click format
- Click hide column
How to unhide column?
|
Commands:
- Click formant
- Click unhide column.
- Click the field you need to unhide.
- Click close.
How to sort data in a table?
|
Commands:
- Open the data table.
- Place the cursor which field to be sorted.
- Click record.
- Click sort.
- Click sort ascending/sort descending.
How to find data in the specific field?
|
Commands:
- Open the data table.
- Place the cursor in the specific field.
- Click edit
- Click find.
- Write the text in find what cell.
- Click find next for find same.
- Click find first
How to replace word in the table?
Commands:
|
- Place the cursor in the specific field.
- Click edit.
- Write the word in find what cell.
- Write new word in replace with cell.
- Click close.
What is filter?
Commands:
Filter অর্থ পানি বা তরল পদার্থ পরিস্কার করার জন্য ব্যবহৃত যন্ত্র। কম্পিউটার প্রোগ্রামে ব্যবহৃত হয় Filter একটি কমান্ড হিসাবে । যার সাহায্যে ডাটা টেবিলের নির্দিষ্ট শ্রেণীর ডাটাসমূহ পৃথক করা যায় বা পৃথকভাবে প্রদর্শন করা যায়।
How to use filter by selection?
|
Commands:
- Open the data table.
- Place the cursor in the specific field.
- Select the specific word.
- Click record.
- Click filter
- Click filter by selection
- How to use filter by excluding selection?
|
Commands:
- Open the data table.
- Place the cursor in the specific field.
- Select the specific word.
- Click record.
- Click filter.
- Click filter by excluding selection.
What is query?
Query অর্থ অনুসন্ধানঃকোন টেবিলে সংরক্ষিত লাখ লাখ ডেটা থেকে প্রয়োজনীয় যে কোন ডেটাকে প্রদর্শনের সহজ ও দ্রুত কায©কর ব্যবস্থাই হলে কুয়েরি । কোন কোন রেকর্ডের কোন কোন ফিল্ডগুলো প্রদর্শন করতে চান ক্রাইটেরিয়া হিসেবে তা নির্ধারণ করে দিলেই চলে। একটি ডাটাবেজ এন্ট্রিকৃত ডাটাসমূহর মধ্য থেকে প্রয়োজনীয় ডাটা খুঁজ করে বা বেছে নিয়ে তার প্রেক্ষিতে যে ফাইল বানানো হয় উহাকে বলে কুয়েরি ফাইল। সাধারণত: একটি ডাটা টেবিল open করলে উহার সকল রেকর্ড প্রদর্শিত হয়।কিন্তু ক্ষেত্র বিশেষে শুধুমাত্র কোন কোন ফিল্ডে ডাটা বা কোন কোন রেকর্ডের ডাটা আলাদা করে প্রদর্শনের প্রয়োজন হতে পারে। তখন অবশ্যই কুয়েরির সাহায্যে নিতে হয়।
How to find data by query?
|
Commands:
- Open the database
- Select the queries.
- Click new.
- Click design view.
|
- Click ok.
- Select the table name.
- Click adds.
- Click close.
- Select the specific field.
- Select criteria.
- Click run.
What is making table query?
Commands:
কোন Table থেকে বাছাইকৃত রেকর্ডসমূহ নিয়ে সম্পূর্ণ ভিন্ন অন্য একটি টেবিল তৈরি করার জন্য Make table queries ব্যবহার করা হয়।
How to create a make table query?
Commands:
|
- Open the database
- Select queries.
- Click new.
- Lick design view.
- Click ok.
- Select table name.
- Click adds.
- Click close.
- Select the specific field.
- Select criteria.
- Click query.
- Click make table query.
- Enter new table name.
- Click ok.
- Click fun.
- Click yes.
- Close the query.
- Open the new table and show the specific data.
What is appending query?
এক বা একাধিক নির্বাচিত টেবিল থেকে নির্দিষ্ট ধরণের ডাটাসমূহকে সম্পূর্ণ ভিন্ন একটি টেবিলের শেষে সংযুক্ত করাকে append query বলে।
How to create append query?
Commands:
|
- Open the database.
- Select queries.
- Click new.
- Click design view.
- Click ok.
- Select the file you need to append from.
- Click adds.
- Click close.
- Drug down him fields.
- Select criteria if you want.
- Click query from (from menu)
- Click append query.
- Select the table name where append to.
- Click ok.
- Click run.
- Click yes & close the query.
What is update query?
কোন টেবিলের নির্বাচিত রেকর্ড সমূহের নির্দিশ্ট ফিল্ডের মানকে পরিবর্তন করাকে update query বলে।
How to create update query?
|
Commands:
- Open the database.
- Select queries.
- Click new.
- Click design view.
- Click ok.
- Select table name.
- Click close.
- Click query(from menu)
- Click update query.
- Select the field which field will be update.
- Type the value you want to use to update.
- Click fun on the toolbar to show updated field.
- Click yes.
What is delete query?
কোন টেবিল থেকে নির্দিষ্ট কিছু রেকর্ড কুয়েরী করে উহাদিগকে table থেকে একবারে মুছে ফেলাকে delete query বলে।
How to create delete query?
Commands:
- Open the database
- Select queries.
- Click design view.
- Click ok.
- Select the file you need to delete from.
- Click add
- Click close.
- Drug down the fields.
- Select criteria.
- Click query (from menu)
- Click delete query.
- Click run.
- Click yes &close the query.
What is from?
Forms:স্ক্রীনে ডেটা প্রদর্শনকে নিয়ন্ত্রণ করার জন্য ফর্ম ব্যবহৃত হয়।আগেই জেনেছেন, টেবিল প্রতিটি রেকর্ডকে একই লাইন বা রোতে এবং ফিল্ডকে একই কলামে প্রদর্শন করে।টেবিল ফরমেট একই সাথে অনেকগুলো রকর্ড অবলোকন করা যায়, কিন্তু একটি রেকর্ডের সবগুলো ফিল্ড দেখা সম্ভব নাও হতে পারে।কেননা, ফিল্ডের পরিমাণ খুব বেশি হলে পর্দার স্থান সংকুলান সম্ভব হয় না।তাই এ অবস্থা থেকে উত্তরণের জন্য ফর্ম ব্যবহার করা হয়।ফর্মের সহায্যে এক সাথে পুরো একটি রেকর্ড প্রদর্শন করা যায়।ডাটা টেবিলের ন্যায় ফর্মেও ডাটা এন্ট্রি করা যায়।এজন্য ফর্ম ডিজাইন করতে হয়। এ গ্রাফিক্স ও চিত্র সমস্বয় সম্ভব হয়। তাই সাধারণ ডাটা টেবিল অপেক্ষা ফর্মে ডাটা এন্ট্রি আনন্দদায়ক হয়।
How to create a form with wizard?
Commands:
|
- Open the database.
- Select forms.
- Click new.
- Select the wizard.
- Select table name.
- Click ok.
- Select the field’s name which fields you need in a form.
- Click next.
- Select form layout.
- Click next.
- Select form style.
- Click next.
- Enter form title name.
- Click finish.
- Show data in a form.
- Then new data entry in a form.
How to import data from ms excel program?
Data import: এমন কিছু ডাটাবেপ আছে যাহাতে অনেক অনেক জটিল হিসাব নিকাশ থাকে যার কারণের ঐ ডাটাবেজগুলো সাধারণতঃ এন্ট্রি করা খুবই সমস্যায় পড়তে হয়। তবে ঐ ডাটাগুলো যদিn XL প্রোগ্রামে যাবতীয় হিসাব নিকাশ করে ডাটাবেজ তৈরীর পর ঐ ডাটাগুলোকে import করে access প্রোগ্রামে নিয়ে আসা যায়।এই import করার পদ্ধতিকেই data import বলা হয়।
Commands:
- Entry data in an XL program & close the XL.
- Open the database from access program.
- Click file.
- Click gets external data.
- Click import.
- Select Microsoft excel form files of type cell.
- Select the excel file name.
- Click import.
- Select the specific sheet name.
- Click next.
- Click first row contains column heading.
- Click ok.
- Click next.
- Click in a new table.
- Click next.
- Click next.
- Click chooses my own primary key.
- Click next.
- Click I would …………………….
- Click finish.
- Click ok.
- Click no.
- Open the table & show data in access program.
What is report?
Reports: মূলত মুদ্রণের জন্যই reports ব্যবহার করা হয়।
একাধিক টেবিলে রক্ষিত অসংখ্য রেকর্ড থেকে কেবলমাত্র প্রয়োজনীয় রেকর্ডসমূহকে মুদ্রণ উপযোগী করে তোলার জন্যই রিপোর্ট গ্রাফ, চার্ট এবং বিভিন্ন ধরনের ফন্ট ও স্টাইল সংযোজন করা যায়। মোট কথা যে ফাইলে ডাটাবেজ ফাইলের গুরুত্বপূর্ণ ডাটার সমাবেশ ঘটিয়ে সুবিন্যস্ত তথ্য উপস্থাপন করে তাকে প্রিন্ট করা যায় তাকেই রিপোর্ট ফাইল বলে।
How to create report with wizard?
Commands:
|
- Open the database.
- Select report.
- Click new.
- Select report wizard.
- Select the table name(from choose the table box)
- Click ok.
- Select the fields which you need to add on report.
- Click next.
- Click next.
- Select layout.
- Click next.
- Click style.
- Click next.
- Write the title.
- Click finish.
- Print the report file.